Les 5 maximes d'une visioconférence efficace

Le temps dure une éternité par moment et par moment, une seconde. Car cette visio n’appartient à aucun lieu, ou plus exactement, elle appartient à un non-lieu, un espace hétérotopique, où les règles de temps, d’espace et de comportements semblent vaciller…

Après, il est épuisé, lessivé : cette expérience lui a coûté. Il a fait deux fois plus attention aux autres que d’habitude, à ce qui se passe, à qui parle exactement et à ce qui est dit exactement. Faire plus, avec moins ; faire mieux avec ce moins… tel semble être son lot, sans parler des frustrations et de toutes ces choses qui lui paraissent maintenant évidentes : simplifier nos discours, nos mots, nos intonations, nos objectifs ; sans parler d’une nouvelle manière d’appréhender la psychologie des collègues… Il nous faudra être clair, distinct, et s’en sera fini de nos habituelles messes-basses et apartés de tacticiens…

Seul et en télétravail, son chat dans un coin de la pièce, sans enfants et concentré sur ses tâches… ses collègues lui manquent. Car s’il les retrouve via la plateforme, cela lui rappelle qu’il n’est pas avec eux… il se sent alors encore plus seul. Car son écran « fait écran » et il touche du doigt les limites des promesses digitales au sujet du « collaboratif » et des « soft-skills » nécessaires au 21ème siècle… Car cet espace, ce non-lieu, peut nous mettre mal à l’aise : par notre voix, par notre image, nous avons l’impression d’un gros plan, sur nos fragilités, nos imperfections… et nous en prenons conscience. D’un seul coup, les autres ont un regard qui scrute, des expressions qui jugent, et nous laissent l’impression de n’être plus qu’une chose, un amas de pixel qui s’animent et dans lesquels on se reconnaît sans se reconnaître… Pas de quoi se sentir très à l’aise ! Un comble dans un contexte où le digital fait partie de notre stratégie depuis cinq ans… 

Philosophe, grand lecteur de Descartes et de sa doctrine de l’action, notre Michel Socrate ne se laisse pourtant pas dépasser et proposent à ses collègues une liste de 5 maximes clés pour la visio que le facilitateur devra s’attacher à faire respecter :

• Frustrations
• Joies
• Espoirs
• Craintes

2) Toujours proposer aux participants un ordre de parole et un temps par intervention : chacun des participants est appelé à être clair, concis et à avoir une parole constructive : une parole constructive est une parole qui fait avancer le collectif.

Toute autre forme de parole est soit définie comme « complémentaire » et ne s’exprimera que par le tchat pour venir enrichir le compte rendu ou le cours de l’élaboration collective, soit non-constructive et n’a pas sa place dans la réunion.

Les paroles constructives sont de 3 types : 

• Les doutes, les alertes et l’expression de points de vigilances, qui mobilisent des justifications factuelles, ou des expériences partagées et partageables.

• Les solutions, les affirmations et les propositions d’actions, qui doivent toujours s’interroger sur le fait qu’avoir été pertinent dans une situation A ne dit pas la pertinence dans une situation B.

• Les pas-de-côtés, qui se fondent sur le constat d’impensés ou de croyances fondamentales non-questionnées pouvant amener à d’autres perspectives.

• Les participants de la réunion devront catégoriser leur prise de parole : « je veux exprimer un doute. »

3) Toujours désigner un rapporteur qui sera chargé de faire un plan apparent (partage d’écran affichant mes notes de CR) dans lequel seront consignés les interventions et leurs catégories (constructive (3 types) /complémentaires).

4) Toujours assurer, entre chaque point de l’ordre du jour, d’un moment de métacommunication en demandant à chacun : 

• S’il entend bien et s’il y a une question qu’il aurait aimé poser car il la juge importante.

• De se positionner sur la qualité de la réunion en interrogeant les 4 critères de la résonance chez Hartmut Rosa :  
  • Dialogue : interrogeons-nous nos convictions où sommes-nous sur nos positions ?
  • Émotions : sommes-nous attentifs à nos émotions comme à celles des autres ?
  • Présence : avons-nous le sentiment d’être pollué par ce qui est extérieur à notre échange ?
  • Sens : avez-vous le sentiment d’être impliqué dans quelque chose qui vous dépasse ?

5) Toujours demander un feedback constructif pour améliorer nos échanges lors de la prochaine visio et l’expression d’une bonne nouvelle venue du monde.